工作上的危機管理

危機管理，其實在日常生活當中都會發生，有些事情相當小，談不上什麼危機，就只是單純的下決策，例如本來你想拿剪刀剪開某商品的外包裝，臨時找不到，於是用刀片替代；稍微大一點的事情，例如家中用了近十年的熱水器突然在半夜壞了，天氣已涼，一家老小不太可能冒著 20 度左右的水溫洗冷水澡，怎樣用最短的時間讓家裡的熱水可以重新供應；再更大一點的事件，例如突然接到電話，得知老家的長輩有狀況，怎樣用最短的時間趕回遠在百公里遠的老家等。

工作場合，由於商業上的考量，總是希望能用更好的管理方式來為公司賺錢，因此諸如危機管理、風險管理、時間管理、決策管理等等管理方法廣違被談論或是運用。

每一項管理的背後都有很多道理，但我覺得其實他們都是相似相通的。例如上次我舉例到飲料店怎樣利用閒置時間以加速商品的交付，概念其實是可以應用到很多場合。

有時候感覺共事的人會說幹嘛想那麼多，一副認為天不會塌下來似的，但俗話說「不怕一萬，只怕萬一」，職場上很多時候一個小錯誤可能導致某個合約便成違約，賠償下來是可能讓公司面臨財務困境的。

我一向認為，可以的話在一個專案開始的階段，就盡量的列出各種可能導致專案失敗的可能，要討論機率那是之後的事情，商場上有時確實要賭一下，但就看賭的對或不對。

舉例來說，會不會因為硬碟故障甚至損毀，導致專案的檔案全數毀壞？那麼是不是要有檔案備份的機制？在 921 地震發生之前多數人做的備份是磁碟陣列或是磁帶備份， 921 之後大家開始思考異地備份，不管是即時的或是非即時的，例如每週定期將一份磁帶送去辦公大樓以外的另外一個地點儲存，那麼要是辦公室發生意外導致設備全毀，至少前一週的檔案還可以取的回來。

其實工作上的危機天天都在發生，只是事小或是事大罷了。小的可以是例如原定今天要完成某專案工作項目A，然後明天開始工作項目B，但是因為前一個案子被客戶打回票，今天緊急要做處理，那麼當下的專案的工作項目受了影響，勢必往後延，那麼該怎麼處理，本身就算是危機的處理。

危機或是風險的管理，並不是只有專案的經理，或是部門經理要去注意的，每一個工作者都應該要學會認識這些以及處理這些問題。不能來一個任務指派就只單單看該任務，然後就隨意應允交期。答應了的交期，因為其他內在或是外在的因素而產生的危機，就要學會面對與處理。

Call me Taiwan

Please call me Taiwan, not Chinese Taipei and even not China Taipei either.

To argue that we are "Republic of China" or "Taiwan" now seems to be meaningless. 20 years ago the "Republic of China (R.O.C)" is well known country and is one of the core member of UN. But now it's not, "People's Republic of China (P.R.C)" has replaced R.O.C to be the core UN member. Fine, since the government of R.R.C did not rule the mainland China. However, the government of P.R.C has NEVER ruled Taiwan.

One of my friend in Ireland told me that when he was a child, his image to Taiwan was almost all of his toys were "Made in Taiwan". However, recently, he was just refresh his image to Taiwan due to most of the IT high-tech products are made in Taiwan or designed in Taiwan.

It's sad that now more and more people are brainwashing by P.R.C and become to think that Taiwan is one of China's province. Well, it WAS, when China was ruled by R.O.C. But Taiwan is NEVER one of the P.R.C's province. And it will NEVER be.

Please, friends from worldwide, wherever you are, call me Taiwan. And please learn that we are not part of China.

工程師的輕重緩急如何拿捏

我常簡單的把人的腦袋與 CPU 做類比，每個人只有一個腦袋瓜，你可能以為你同時間只能做一件事，也許你很訝異為什麼有人可以同時做很多事情，或是對於日理萬機的大老闆感到好奇。有的人神經緊張，工作時沒有辦法聽音樂，也不能容忍旁邊同事一直再講電話；有的人你跑去找他問事情，他正在寫電子郵件，他請你繼續講，你邊講時他邊一直在打字，但你發現你講完他居然可以立即回應你，怎麼他可以一心多用？

一心多用是個好比喻，對於單核心時代的 CPU 其實他也只是一個核心可以多用。但是如果把時間放大到每一秒，甚至是每 0.5 秒、每 0.1 秒、每 1 毫秒....你將會發現事實上在那麼小的單位時間裡，CPU只能處理一個運算單元，而能一心多用的人其實也只是在思考一件事情。在打字的那位同事，仔細觀察一下，發現在跟他講話之前他的打字速度大概是每分鐘 60 字，當你在講話時，他打字速度些微減慢了，變成每分鐘 40 字，其實他是切割出來一些時間聽你講話，再切割出來一些時間思考你講的是情。

換個比喻，假設你是飲料店的資深員工，店裡所有的飲料你都熟知如何製作，有的商品很耗時，例如咖啡要比預先泡好的綠茶耗時，而現炸西瓜汁看似時間短，步驟卻比咖啡更複雜些。
一早開店後來了個客人點了綠茶，從茶壺裡倒出來然後上蓋拿給他只要 10 秒鐘。接著的客人點了杯咖啡，按下咖啡機的暖機加壓鍵，將咖啡粉倒進濾杯然後壓實，旋進咖啡機裡，到這裡花了15秒，等候咖啡機暖機完成壓力到位，又等了20秒，按下沖煮鍵，等咖啡沖煮完畢，加水稀釋、加糖、加奶、上蓋，拿給客人，客人前前後後等了 60 秒。下一位客人點了西瓜汁，真是難得，有人一早就喝西瓜汁，西瓜先前已經每顆切四份然後上保鮮膜已保新鮮，要榨前要再略微切小塊些，切西瓜花了 10 秒，丟進榨汁機，加些許水，開啟榨汁鍵，等候 5 秒，關機，倒出榨好的西瓜汁，但要過濾過粗的渣，這比較花時間，等待過濾需要約 10 秒，過濾完畢，上蓋，交給客人，總共 30 秒。

於是，三種主要飲料花費的時間為：

種類	總製作時間	分段時間	總閒置時間
綠茶	10 秒	10 秒	0 秒
咖啡	60 秒	15 秒 + 20 秒 + 25 秒	20 秒
西瓜汁	35 秒	10 秒 + 5 秒 + 10 秒 + 10秒	15 秒

如果說接著來的四位客人依序點了咖啡、綠茶、咖啡、西瓜汁，照 FIFO (First In, First Out) 的方式依序製作這些飲料的話，那麼共需費時60 + 10 + 60 + 35 = 165 秒。但更聰明的方式可以只花費 120 秒，其步驟如下：


也許還能有更短的時間，但是讓先點餐的客人等待太久也是不太好。

在現實的辦公場合理，其實也常常遇到類似狀況，原本在處理的一個大案子，總的得花四小時才能處理完畢，但中間其實有些等待時間，有些狀況是必須連貫的處理四小時。然而，臨時主管來了個小任務，有新案子要評估，需要你確認一下該案子的類型與預期的工時，這大概會花你 30 分鐘，你是要讓主管等 4 + 0.5 小時後你才給他報告，還是你在前面的任務裡稍微中斷一下挪出 30 分鐘完成分析報告，於是主管只需等待 2.5 小時？

類似上面綠茶的例子，綠茶明明只需要 10 秒鐘就可以完成，甚至可能更快，如果先前的作業有閒置時間，那麼其實可以先做綠茶，就算先前的作業完全沒有閒置時間，但若是時間相當常，假設客人點了個需要花 2 分鐘才能完成的飲品，在這 120 秒鐘打斷個 10 秒鐘先做綠茶會不會比較好？也許有些人會認為讓先到的客人額外多等 10 秒鐘是不道德的，這就另外在討論了。

工作場合上，有時前項任務的截止時間其實還早，例如下班前要完成，那麼在下班前四小時就交付，與下班前三小時交付，其實某種角度來說意義是一樣的，也就是說有些狀況之下，某些任務會變得較不緊急（略低的優先度），即使他的重要性很高；有些重要度高並且也緊急的自然應該先處理。

有更多時候實際狀況更加複雜，同時好幾項任務在進行中，並且都在不同階段。某項任務是專案的前期分析，因此所有的疑點與問題必須儘早發現並提出討論與確認；某項任務是專案的執行階段，雖近似於例行姓事務，但必須確保交期；某項任務則是在發包階段，下游廠商正等著發包。

輕重緩急，對應著簡單 / 複雜；短時間可處理 / 需較長時間完成；尚有相當多餘裕 / 必須儘早完成。要說是二維的思考也好、三維的思考也好，總之很多時候其實可以將時間稍加切割，可以更加靈活的運用時間，而不必拘泥於 FIFO 的刻板思惟。

Schedule a meeting across several time zones

I am assuming that most of the people who are working with world wide clients, vendors, and colleagues must have the knowledge of time zone and time difference.

Now let's have a quick view on how to pick a proper time to schedule a meeting across several time zones.

The first thing you need to know is which time zone each attender is located. I am in GMT+8, Mumbai is in GMT+5.5, Luton is in GMT, Bellevue is in PST (GMT-8).

Then, prepare a timing sheet like below:

And pick a proper time for the meeting.
The cells with red background mean they are pretty bad timing for the people located there. So if I pick up the time 21:00~22:00 in Taipei time, it probably is the best time to have all the people to meet together. Some of them need to get up earlier, and some need to rest later.

In this case, guys in US Washington state need to join the meeting at 6 AM, guys in Japan will have the meeting at 10 PM to 11 PM.

最好的方法與最有效率的方法

處理同樣一件事，可以有很多方法來進行。

案例一：
要自行組裝一個四格簡易書櫃，你可以拿一把十字螺絲起子，慢慢的把總共 16 根螺絲鎖起來，時間花費也許要 32 分鐘（假定鎖一根螺絲要 2 分鐘）；你也可以拿電動螺絲起子，花費約 8 分鐘鎖完 16 根螺絲，速度上快了四倍。

後者應是最有效率的方法，但不見得是最好的方法，因為你不見得有電動起子，跑去工具行得花個至少五六百元買一把，來回可能就一小時了，而鎖完這個書櫃後，大概一年半載內不會在用到這把電動起子。

案例二：
你有沒有想過，當每年快要接近報稅的時候，公司的行政人員是不是開始跟你確認你的戶籍地址有無錯誤，你回想一下他們都是怎麼進行的，是由專人逐一到每位員工座位那，一一的確認地址，還是利用電子郵件確認？

過去我曾待過兩家員工在 100 人以下的公司，前一家是行政人員將所有人的戶籍地址印出來，然後拿著逐一去跟員工確認，公司員工人數不算很多時看起來還是可行的辦法；後一家選擇了一個很有效率的方式，但是犯了一個嚴重的錯誤，行政人員將所有人的戶籍地址整理到 Excel 表單裡，然後新增一個「確認」欄位，接著將表單放到公司內部公開的檔案伺服器上，發信請每個人去確認表單裡自己的資料有無錯誤，無誤就標記為 OK ，有誤則請直接更正。

後者的方式確實很有效率，需求發出去，行政人員不必親自逐一向每位員工進行確認，緊接著他可以繼續進行其他事務，只要等到預定的底限到了，再將檔案回收即可，嚴格算起來花費的時間也許只有 5~10 分鐘。前者因為需要逐一親自拜訪並確認，確認完同樣的員工人數，可能花費了 30 分鐘，「效率」相差近六倍。

案例三：
有天我在對一個專案的各個子目錄逐一進行壓縮，準備要將專案歸檔備份，為了使歸檔後，未來有需要參照的人能夠較為易於找尋他想找的資料，因此我決定每個子目錄個別壓縮成一個檔案，這會比起整個類別目錄（例如所有測試相關的目錄）全部被壓承擔一的一個壓縮檔來的好一些。

但這動作大概接連做了十來次之後，我就開始感到不耐煩，礙於壓縮軟體功能的限制，我所想要的壓縮選項都必須透過多達五、六個操作才可以進行，每一個目錄都是進行相同的操作，我很概略的估算一下，應該至少還得重複個幾十次也許會超過一百次。這樣每個目錄大概會花費我五～時秒的操作才能依照我的要求來進行壓縮，五～十秒看似很短，但重複個 100 次那也快逼近 15 分鐘了。15 分鐘也許也可以算是短，但是一般人有個很大的弱點，就是不適合做重複性的動作太多次，特別是沒有像生產線上的作業員一樣受過專業的訓練的話，即使只是約五個步驟的操作，可能在重複個二十次之後不小心就會產生錯誤，遺漏某個步驟，或是做錯哪個步驟。

我心裡估量著，我花個三分鐘測試一下用一些輔助方式來改進，三分鐘後完成，之後我只要透過幾組的輔助步驟，便可以半自動的批次完成重複的步驟。若以原本全手動需要約 15 分鐘來算，我大概也沒省到多少時間，但是藉由輔助的工具，至少可以大幅避免重複性的工作產生的錯誤風險，算是值得。

全都做完後，我檢討了一下，也許以後可以把輔助工具改進成近乎全自動，但是先擱著吧，真要做到全自動，開發要花時間，驗證功能更要花時間。

討論：
不是什麼方式都絕對是最有效率並且同時是最好的方式，對於一個職業組裝工人來說，裝配傢具是他每日的工作，投資自動工具以達到至少四倍的效率提升，顯然是相當值得並且也是必要的投資，對於一般人也許一年才會自行組裝一次傢具的人來說，添購自動工具便顯得不太實際（當然近來有商家推出自動工具出租，這會是另一種值得評估的方案）。

但我也不是要全面否決追求效率的想法。檢討每一件事情有沒有採取較有效率的方式進行，時常是未來改進的重要參考。對於日常的工作而言，我們經常是在進行重複性或是同質性相當高的工作，因此，當某些事情並沒有採取較有效率的方式進行，意味著我們會投入較多的人力與時間成本，對於需要以營收來支撐的公司而言是不利的狀況。

添購工具以達到高倍的效率提升，並且衡量工具的採購成本對比傳統方式的相對工時成本付出，就可以大概有個底，知道投資值得與否。

好比製麵商家，用傳統方式，得聘請兩個全職員工負責製麵，才能達到預期的產量，當產量需求增加兩倍時，意味著至少得要再追加兩名員工（假定每人月薪為 3 萬，兩人一年的年薪則為 72 萬）。

若買進某自動化加工機器，得花 100 萬元，但只要對既有員工稍加訓練，使其能夠操作該機器，則兩倍產量便可輕鬆滿足。機器一次買進花費 100 萬元，雖然有每年折舊以及機器耗損風險與定期養護支出，但對比增加員工每年都得額外花費 72 萬元，何者較為划算，就很值得討論了。

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今天看到某 3C 賣場的廣告，「夏季家電最終特價」的標語居然已經打出來了，是的，將要進入九月了，秋季已然接近。對於事事要檢討有無效率的公司而言，六月時員工投訴辦公室室溫長時間過高的問題，居然耗了將近整整兩個月仍在「評估」中，同事們私下笑著說，待哪天總算加裝好新的冷氣時，大概時節已邁入涼爽的秋季，那台新裝的冷氣應該要等到明年才派的上用場吧。

事實上也不僅僅才兩個月，辦公室室溫過高，就有空調無法負荷，這不是今年才發生的事情，早在幾年前便已逐步惡化了。機具會老化是合理的現象，當老化時，即使再怎麼加以維修保養，終有不切實際的一天。老家客廳的冷氣，在服役了近十年後，老媽在我的建議下，換裝了時下最流行的變頻冷氣，並且買了目前評價最高且冷房效益最好的Ｘ金冷氣。結果新的機器在服役滿兩個月家裡收到台電的電費帳單時，電費對比去年同時足足省了近六千元。

我心裡只是納悶著，連老媽只是個國小畢業的家庭主婦，什麼事情值得投資（Ｘ金冷氣大噸位的買起來要比他牌貴上兩三萬），什麼開銷該節省，都可以拿捏的很準確。怎麼以營利為主的公司，事事要檢討效率，卻在行政事務上每每讓我覺得不是用了很糟的方式，就是用了很沒有效綠的方式。我甚至碰巧聽到行政人員講到「可是Ｘ金冷氣很貴！」的對話，是的，他確實貴，但是否值得？公司內人多機器多相對的發熱源很多的狀況，加以冷氣每天至少得開個近十小時的狀況來看，變頻冷氣理想上最高可省近 40% 的電費，是不是短短幾年內就可將價差給追回來了。

我認為事情的衡量準則不是絕對的，就像前面幾個例子看到的，看人看狀況，該有不同的選擇。我自己家裡幾個月前也添購了冷氣，我想很多人跟我會有類似的考量，約三四坪左右的房間若是裝個非變頻的分離式冷氣，約要一萬五，要想選擇變頻，則馬上貴上一萬。多這一萬，究竟要不要花下去？對於我們一般這種小老百姓，看老闆眼色吃飯的，一萬說多部多，說少也不少呀。最後多這一萬還是花下去了，因為估算自己在家時冷氣應該常常會開著的。但是去年老婆娘家添購冷氣實則選擇了非變頻機種，原因是因為丈母娘很節儉，平日很少會開冷氣，那麼即使變頻電費較省，但因用量低，反倒變成不是很值得投資。

當每年公司管理階層都會對我們這些小員工進行績效稽核時，我不禁想問，這些管理階層是不是也該讓我們來評評分數。