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2009年5月25日

寧可打混也不知該提升自我能力 - 自我斷送前程?

由於全球不景氣的關係,來自客戶的訂單少了,公司也歷經了非強迫性的每週休一天無薪假的漫長三個月,時值 09 年第二季起,全球景氣有約略回升的感覺,但是仍然不是相當樂觀。

部門裡受到訂單少了的影響,來自總公司發過來的案子也少了很多,於是難免會有些時候很多人手上是沒有工作的。於是,部門能力提升的系列訓練課程安排了不少、有些以往都是往外 outsource 的工作改切割一部份留在內部做、鼓勵安排年休等等措施,無不為了讓 non-billable 的總時數下降一點,讓帳面數字好看一些。

但其實,難免還是無法完全涵蓋所有「無事可做」的時數。特別在這非常時期,只要 non-billable 的時數一高,高層就開始緊張。無奈居然會看到有同事寧可打混,也沒有自覺該自我提升能力!偶然經過某些區域,不經意的瞥見同事畫面上的顯然是遊戲畫面,類似角色扮演之類的遊戲畫面。這狀況還已經明顯到連其他部門都有人發現!我私下以為,如果說打混的本身在公司經常表現很傑出,那麼打混還比較不用太過擔心被發覺,相較於平日表現普普,職等還在最低等,要升上資深工程師恐怕得六~九年以後看有沒有希望的那種,不僅僅沒有把握閒餘時間多充實自己的領域姿勢,打混時居然不是常見的 MSN 或是網站瞎晃,而是很大膽的開著近乎佔滿整個畫面的遊戲。

如果說打混時是溜去晃一下股票盤價網站、基金等,或是跟朋友哈拉幾句 MSN ,或是 Plurk ,這些也都罷了,畢竟有時工作總是會感到疲憊,些許的休息是人之常情,也比較能夠被接受。但要說短暫「休息」時是開著遊戲,我只能說,真是「不知好死」這樣的重話。這不僅僅是在工作上不積極的提升能力,更是荒謬的領著公司的薪水而在上班時間公然玩樂,嚴重的我想可以直接請他走路了。

難道說打混時一點不知道打混的類別的嚴重性?一點沒感覺萬一失業了怎麼辦?還是反正還年輕,沒家累,平日還住家裡,沒工作大不了吃家裡?

我不是他主管,我說不了什麼,我也不想當個「抓耙子」去密報什麼事情。他的主管如果沒能發現這樣的事情,或是沒能讓這現象不會發生,我只能說也許主管真是太忙了還是疏忽了。而這位打混的同事,就自己保重吧,在工作上可以這樣的不投入,未來我跟他合作時應該也不用欲其他會表顯多好多傑出。

2009年5月20日

工作忙碌時的時間管理

理想上每個人都希望每天只要上滿八小時的班就可以下班,但是實際上看工作屬性以及公司文化,有很多公司裡要想八小時滿準時走人,會點困難。但不管怎樣常態性加班,大抵上每週每天的上班時數約略是固定的,不管是每天八小時、十二小時、甚至十四小時等。

先假定每天的工作時數約為八~十小時,我發現周遭有些人在平時比較不忙時,或者說是在工作交付是比較合理、比較鬆時,表現的還算是很正常,也一付很從容的神態。但是當手上同時有三個案子以上在忙時,時間的管理就開始出了問題,優先順序也開始有了問題。有的人似乎非得手上的工作先做到一個段落,才能做別的事情,偏偏這個「一個段落」很可能超過整個半天;有的人知道現下有三五個任務要做,於是一下子做A一下子做B,等做到C時把A當成D在做,整個就是慌了亂了分寸!

我不禁想到有些餐飲店老闆實在真是神,內用的客人加上外帶的客人,點了多達五~十幾樣不同的餐點,很神的老闆記得住客人點了哪些,也能追蹤哪些餐點已經做完送出。多數的老闆僅僅用很簡單的輔助工具(例如點菜單)在輔助這些進度追蹤。

工作上是不是也可以參考這些餐飲點老闆的方法?有的,相信多數公司有用 Outlook ,它內建了工作清單,信件也可以設定追蹤提醒。就好比生產線一般,如果一早小老闆口頭交代了什麼事情,今天下班前完成,那麼就可以在工作清單上加上一筆,設好期限;中午大老闆電子郵件又交代一件事情,明天要完成,那麼就可以在該信件加上追蹤標記,並設定提醒。這些只是一些輔助的小工具,但主要的是時間的管理,以及輕重緩急的拿捏。

當事情多時,可以利用以下表格內劃分出來的四個象限來評估這件事情的輕重緩急:

小老闆交代的事情今天必須要完成,它的急迫性顯然大於大老闆的明天截止。假設大老闆交辦的雖然不急迫,但評估下來也得花上超過一天才能完成,那除非加班不睡覺,不然它急迫性也大幅增加了。

時間拉長一點來看,不管在什麼狀況之下,不急迫且不很重要的事情都是最低優先去執行的;很重要但是不急迫的事情,往往是你可能只要花一會兒的工夫,好比兩小時,就可以輕鬆搞定的事情;不急迫但卻很重要的事情往往是得要花比較長時間醞釀、思考、或是它的進度是一點點慢慢累積,得花較長時間,但相對重要的事情;急迫又很重要的往往是影響層面很大的事情。如果說今天這一天有四件要執行的事情正好落在這四個象限,一般而言它們的優先順序應當是:


不過我發現有些人還有個錯誤,在於沒有警覺到這輕重緩急是會異動的。只要停下來想一下,如果說有件事情原本是下個月交件,那也就是說它現下是不急迫的,但是如果一直沒去做它,一直拖,到了只剩下十天甚至只剩下五天,那麼它就會變成很急迫了!

有些人還有個問題,是不善於同時處理多件事情。我真遇過有小餐廳老闆,上菜速度相當慢,觀察後發現,他是一張張點餐單、一樣樣菜,依序去料理。第一道要做蛋炒飯,做完接著第二道炒個空心菜,第三道煮個麵,第四道炒個菜脯蛋,第五道又炒個空心菜。如果第二道跟第五道同是空心菜那就一起炒就省了些時間,下麵時其實就可以先接著炒菜脯蛋。工作上也是,有的人真的就把事情那麼一件件依序做,而不知應該再將任務切割出幾個階段,當完成某些階段時就應該先開始做另一件事的前置階段。

舉個例子來說,某週一收到客戶從美東傳過來的專案會用到的軟體,由於我們的週一美東仍是週日晚上,因此一時不急著安裝他,手上有其他較優先的事情要先做。於是此時這個軟體的安裝屬於不急迫但重要(但大概也被當成不很重要了),當時間逼近週一下班前其實就應該要把軟體裝起來看看有沒有問題了,因為等我們下班後沒多就客戶就上班了,有什麼問題可以及早跟客戶回報。結果當時間已經到了週二上午,客戶加班還沒下班,這時軟體仍舊沒有嘗試安裝起來,直到週二下午客戶那已經深夜,客戶也早已休息時,要安裝軟體才發現檔案因傳輸因素損毀了。

一開始錯估重要性,加以對緊迫性會隨時間而改變沒有警覺,導致到了週二上午已是相當緊迫且重要的事情,被錯誤的當成第三甚至仍舊是第四優先處理的事件,導致錯過了與客戶工作時間有重疊的時段,而使得原本預期可以順利安裝,然後處理檔案,緊接著在週二下班前交件,演變成必須等待客戶上班,重新傳檔,週三上班再花時間下載,然後才能安裝、處理檔案。不僅是交期延誤一天,更是給客戶相當糟的印象。原本該是很簡易的安裝軟體,如果早點嘗試安裝就會早點發現問題,便可儘早通報,儘早解決。

這也是工作未能切割的更細的問題,時間推回週一上午,本來該是第二優先的軟體安裝,因為當時有第一優先的工作進行中,而且時間耗了近一整天,因此週一沒有處理軟體的安裝;到了週二又未警覺該軟體的安裝已經變成第一優先了,而仍在處理昨日的第一優先,過度的自信只要下午安裝個半小時,然後處理檔案兩小時,搞定,而造成了危機。

假使在週一,適度的將幾項工作加以切割,當第一優先的工作執行滿一定的階段時,便先適度的處理第二優先的工作的前幾項階段,有足夠自信之後在回到原本第一優先的工作繼續進行,便可適度的排除可能的危機,也可使原定的計畫(輕重緩急的順序)順利進行。

2009年5月9日

學會 SMART

我們常希望工作夥伴們夠 Smart ,最好能舉一反三等等,但是怎樣叫做做事聰明一點,實在太模糊了。那麼來學學 SMART 吧。
所謂的 SMART 即是:

  • Specific
  • Measurable
  • Attainable
  • Realistic
  • Timely


Specific
舉例來說,小朋友在被詢問將來想變成怎樣的人時,常會說「我將來想要變成很有錢」,其實對小朋友來說算是夠明確認,但我們學到更多知識後,會學到這不是個很明確的說法,好比說「將來」是指哪時?一分鐘以後也是將來,一年後或是十年後都是將來;有一百萬算不算很有錢?還是要有一億才算是很有錢?所以較明確的來說,例如「我希望在工作滿五年之前,我可以存到一百萬」。
通常可以從下面幾點來省視自己的陳述夠不夠明確:
  • Who: Who is involved?
  • What: What do I want to accomplish?
  • Where: Identify a location.
  • When: Establish a time frame.
  • Which: Identify requirements and constraints.
  • Why: Specific reasons, purpose or benefits of accomplishing the goal.


Measurable
上面的例子其實已經點到 Measurable 了,也就是指出「一百萬」,這部僅是明確的數字,並且他也是可以被量測的。可量測,通常比較容易,例如「我希望能夠更有錢」,那麼只要先計算出原先自己有多少錢,那麼下次在去比較就知道目的有沒有達到。
但有時我們不太容易讓自己的陳述或是希望變得容易量測(評估),例如「我希望生活能夠過的更好」,這例子在評斷是否可以量測之前,其實這陳述本身就不夠明確。不過還是可以嘗試用一些量化的手法來加以分析評估,例如:
  • 原本每個月的收入有多少
  • 原本每個月的支出有多少
  • 有哪些期望性的開銷是暫時被延遲的(非必要性開銷)
  • 平均每天的工作時間
  • 平均每週的閒暇時間
技巧其實就是設法去量化,然後看量化數據的改變是否滿足期望。主要是因為可量化後較容易被客觀的評估。
有時候這還是很難實現,特別是關連不顯著時。

Attainable
Attainable 被解釋為「可達成的」,舉例來說,如果我現在體重 100 公斤,我希望以每個月減 2 公斤的速度減到 80 公斤,也就是預計花 10 個月總共減 20 公斤,這樣的計畫看起來便是可以達成的目標。計畫是否是可達成的,一個技巧是把更細節的步驟名列出來,而不是只有簡單的「我的短期目標是升到資深工程師」。

Realistic
目標是不是夠實際?這比較不是客觀的看法,比較是主觀的省思。你說「我希望今年可以賺一百萬」,如果現在你根本沒工作,看似這目標很不實際,但如果你其實有個計畫,例如你打算加盟某連鎖業,那麼也許這目標就很實際,很有可能達的到。
關鍵在於自我是否確切希望達成,並且也是能力所及。
如果一個小學沒畢業的 30 歲的人說他希望考上律師,只有他自己知道這目標實際與否。

Timely
一個目標必須要有明確的時間點,例如十年內,或是下個月的 1 號。


SMART 是個不錯的思考準則,用以輔助讓自己在訂定計畫時能夠更為明確、有計畫性的、實際的、易評估/量測的,在計畫開始之後也較容易隨時審視進度與達成率。

2009年5月8日

教育水準與道德表現

教育水準與道德表現有怎樣的關係呢?我個人覺得他們彼此之間當然不會是個等號這麼簡單,但也不至於悲觀到毫無關係。而道德與社會風俗、民族性、民情等又多少有點關係,可是又同樣的不是絕對的等號。也許有些學者在特定領域有過這些方面的研究,不過我一時想不到好的關鍵字在 Google 上面搜尋,附加現在的資訊氾濫,搜尋關鍵字下的不好的話,常常找到的都是垃圾資訊。

我不敢說我是個社會觀察者,不過我確實喜歡思考所看到的現象,對錯沒個準,有時聽到其他人的想法,也會引發我的省思。

過去觀察到一些現象,公司福委會過去辦過電影欣賞(發電影票,讓大家到電影院去),由於是團體訂票,因此同事們的座位都在同一個區間。不幸的在電影結束散場時讓我看到很令人失望的事,周圍的地上散了些掉落的爆米花也就算了,怎麼爆米花紙盒與飲料杯就那麼丟在地上。

我覺得台北市還算是個很先進的城市,我去過設備先進的電影院,諸如華納威秀或是喜滿客等,也去過二輪電影院,例如東區全球影城或是僑興等,基本上台北市的觀眾們,在電影結束散場時,絕大多數都會自動的把飲料零食等垃圾隨手帶著到門口的垃圾桶丟棄。我覺得也許多少因為近年來新興的電影院設立,加以服務人員被妥善的訓練,在電影即將結束時就會開始做一些清場的準備工作,於是當電影結束,大燈亮起,服務人員拉開門,宣導著觀眾門散場方向協助散場,也同時服務著觀眾門丟棄垃圾(例如將飲料杯蓋與飲料杯分離,然後集中飲料杯,以減低垃圾體積),然後觀眾門似乎也很樂意配合,其他戲院大概就跟進了。逐漸的似乎大家就有這樣的共識與習慣,遇上沒有服務這麼周到的戲院,還是習慣會把垃圾隨身帶走,逐漸的這變成一種趨勢或是文化?要說它是大家高道德的表現,我有點遲疑,或許這屬於高道德表現之一吧,因為偶爾還是會看到一些較沒有公德心的人隨意將垃圾留在座位處,這些人不乏看似受過高等教育的人。

於是,高的教育水準就保證會有高的道德水準嗎?基本上這是兩回事吧,也許「多半」會,但不是必然。也許要定義清楚何謂高教育水準,是否經常我們把它狹隘的想成學校教育了!

參考 Wiki 上網友們編寫的「道德」定義:『指衡量行為正當與否的觀念標準。一個社會一般有社會公認的道德規範。只涉及個人、個人之間、家庭等的私人關係的道德,稱私德;涉及社會公共部分的道德,稱為社會公德。』再閱讀完整偏關於道德的說明,基本上,我還是不會對具有高教育水準的人是否就有高道德表現有什麼期待。