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2009年5月20日

工作忙碌時的時間管理

理想上每個人都希望每天只要上滿八小時的班就可以下班,但是實際上看工作屬性以及公司文化,有很多公司裡要想八小時滿準時走人,會點困難。但不管怎樣常態性加班,大抵上每週每天的上班時數約略是固定的,不管是每天八小時、十二小時、甚至十四小時等。

先假定每天的工作時數約為八~十小時,我發現周遭有些人在平時比較不忙時,或者說是在工作交付是比較合理、比較鬆時,表現的還算是很正常,也一付很從容的神態。但是當手上同時有三個案子以上在忙時,時間的管理就開始出了問題,優先順序也開始有了問題。有的人似乎非得手上的工作先做到一個段落,才能做別的事情,偏偏這個「一個段落」很可能超過整個半天;有的人知道現下有三五個任務要做,於是一下子做A一下子做B,等做到C時把A當成D在做,整個就是慌了亂了分寸!

我不禁想到有些餐飲店老闆實在真是神,內用的客人加上外帶的客人,點了多達五~十幾樣不同的餐點,很神的老闆記得住客人點了哪些,也能追蹤哪些餐點已經做完送出。多數的老闆僅僅用很簡單的輔助工具(例如點菜單)在輔助這些進度追蹤。

工作上是不是也可以參考這些餐飲點老闆的方法?有的,相信多數公司有用 Outlook ,它內建了工作清單,信件也可以設定追蹤提醒。就好比生產線一般,如果一早小老闆口頭交代了什麼事情,今天下班前完成,那麼就可以在工作清單上加上一筆,設好期限;中午大老闆電子郵件又交代一件事情,明天要完成,那麼就可以在該信件加上追蹤標記,並設定提醒。這些只是一些輔助的小工具,但主要的是時間的管理,以及輕重緩急的拿捏。

當事情多時,可以利用以下表格內劃分出來的四個象限來評估這件事情的輕重緩急:

小老闆交代的事情今天必須要完成,它的急迫性顯然大於大老闆的明天截止。假設大老闆交辦的雖然不急迫,但評估下來也得花上超過一天才能完成,那除非加班不睡覺,不然它急迫性也大幅增加了。

時間拉長一點來看,不管在什麼狀況之下,不急迫且不很重要的事情都是最低優先去執行的;很重要但是不急迫的事情,往往是你可能只要花一會兒的工夫,好比兩小時,就可以輕鬆搞定的事情;不急迫但卻很重要的事情往往是得要花比較長時間醞釀、思考、或是它的進度是一點點慢慢累積,得花較長時間,但相對重要的事情;急迫又很重要的往往是影響層面很大的事情。如果說今天這一天有四件要執行的事情正好落在這四個象限,一般而言它們的優先順序應當是:


不過我發現有些人還有個錯誤,在於沒有警覺到這輕重緩急是會異動的。只要停下來想一下,如果說有件事情原本是下個月交件,那也就是說它現下是不急迫的,但是如果一直沒去做它,一直拖,到了只剩下十天甚至只剩下五天,那麼它就會變成很急迫了!

有些人還有個問題,是不善於同時處理多件事情。我真遇過有小餐廳老闆,上菜速度相當慢,觀察後發現,他是一張張點餐單、一樣樣菜,依序去料理。第一道要做蛋炒飯,做完接著第二道炒個空心菜,第三道煮個麵,第四道炒個菜脯蛋,第五道又炒個空心菜。如果第二道跟第五道同是空心菜那就一起炒就省了些時間,下麵時其實就可以先接著炒菜脯蛋。工作上也是,有的人真的就把事情那麼一件件依序做,而不知應該再將任務切割出幾個階段,當完成某些階段時就應該先開始做另一件事的前置階段。

舉個例子來說,某週一收到客戶從美東傳過來的專案會用到的軟體,由於我們的週一美東仍是週日晚上,因此一時不急著安裝他,手上有其他較優先的事情要先做。於是此時這個軟體的安裝屬於不急迫但重要(但大概也被當成不很重要了),當時間逼近週一下班前其實就應該要把軟體裝起來看看有沒有問題了,因為等我們下班後沒多就客戶就上班了,有什麼問題可以及早跟客戶回報。結果當時間已經到了週二上午,客戶加班還沒下班,這時軟體仍舊沒有嘗試安裝起來,直到週二下午客戶那已經深夜,客戶也早已休息時,要安裝軟體才發現檔案因傳輸因素損毀了。

一開始錯估重要性,加以對緊迫性會隨時間而改變沒有警覺,導致到了週二上午已是相當緊迫且重要的事情,被錯誤的當成第三甚至仍舊是第四優先處理的事件,導致錯過了與客戶工作時間有重疊的時段,而使得原本預期可以順利安裝,然後處理檔案,緊接著在週二下班前交件,演變成必須等待客戶上班,重新傳檔,週三上班再花時間下載,然後才能安裝、處理檔案。不僅是交期延誤一天,更是給客戶相當糟的印象。原本該是很簡易的安裝軟體,如果早點嘗試安裝就會早點發現問題,便可儘早通報,儘早解決。

這也是工作未能切割的更細的問題,時間推回週一上午,本來該是第二優先的軟體安裝,因為當時有第一優先的工作進行中,而且時間耗了近一整天,因此週一沒有處理軟體的安裝;到了週二又未警覺該軟體的安裝已經變成第一優先了,而仍在處理昨日的第一優先,過度的自信只要下午安裝個半小時,然後處理檔案兩小時,搞定,而造成了危機。

假使在週一,適度的將幾項工作加以切割,當第一優先的工作執行滿一定的階段時,便先適度的處理第二優先的工作的前幾項階段,有足夠自信之後在回到原本第一優先的工作繼續進行,便可適度的排除可能的危機,也可使原定的計畫(輕重緩急的順序)順利進行。

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