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2008年6月13日

跨時區協同合作-1

跨時區協同合作是很辛苦的一件事,特別在時間很緊迫時,希望不要讓時差而拖慢時程,每個城市的人都要追著時區跑。且看下面這張圖:


粗體標示以台北時間為主軸,表格內數字為時刻,黑色數字為今日時間,灰色數字為昨日時間,藍色數字為明日時間。黃底為正常工作區間(早上九點~下午六點)。

假設台北只跟東京同時合作,由於時差僅一小時,重疊相當多,只需記得當台北下午五點時,已是東京下午六點,要下班了。因此所有要連絡的事項必須在台北下午五點前完成。

假設與巴黎(或多數西歐城市)合作,那就有點辛苦了,必須等到下午五點,巴黎才開始上班,工時僅重疊一個小時。所有要交辦並且希望得到即刻回應的事項,必須盡量條理清楚,以及明白表示優先,好讓巴黎的同事可以在這兩小時內回覆你。但是就算回覆了,也到了你的下班時間,事情又得延到隔天繼續了。

若與美國西部城市例如舊金山一起合作,那麼也是重疊一個小時,但要注意是到了台北早上十點,已是舊金山的下班時間下午六點。所有來自美東的詢問,若可以的話盡量集中在一早第一優先回覆,特別是希望美西再回覆的事項。否則,一旦過了十點,甚至十一點,美西那邊下班了,那你只好等他們隔天上班再回覆你,但你今天等於一整天沒有辦法做事。

與美東城市例如紐約合作,是最辛苦的,因為工作區間完全不重疊,台北早上九點已經是美東晚上八點,特別是到了夏季有日光節約時間的因素,時差12小時,也就是台北早上九點,是美東晚上九點,除非美東同事加班到晚上十點,才會跟我們有至少一小時的重疊時間。這樣的狀況之下,一般就只好等隔天才能收到回覆,立即性的對話幾乎是不可能的。

那麼當同時間這些不同時區的城市都得要能夠聚在一起同時開會呢?那就更加辛苦了,一種狀況如下:

比較不可能的是巴黎得要凌晨 1 點開到 2 點。但即使提早一個小時,對於孟買來說是早上 5:30 ,太早,而對巴黎來說也還是太晚。
比較好的時間可能會是像下面這樣:

美西早上六點(夏季為早上七點)、孟買晚上七點半、東京晚上十一點。時區差異較大的往往經常要有所犧牲,要嘛是得要相當早起,要嘛是得要工作到相當晚。

個人覺得比較重要的是每個人都必須有這時差的觀念,哪些事情我得要儘早處理儘早回覆,才能在對方已經是加班狀況下即刻收到回覆並確認,我才好進行下一步驟;哪些事情我必須在我下班離開前交辦得清清楚楚,好讓另一個時區的同事可以在他的「當日」把事情做最大程度的完成;哪些事情對方可能得花上 2~3 小時,為了讓我能在下班前收到結果,我應該在哪時就要交辦給他?

對等的,其他城市的同事也得要有相類似的觀念,例如知道你今天必須完成什麼事情,因此下班後從家裡連上公司或是即時通訊,跟你再做簡短的確認之類的;或是早一點上線,好跟你能即時溝通上,問清楚你那有哪些要交辦給他的。

跨時區工作,如果可以把每個環節都緊密銜接好,那麼理想上是可以更加的縮短時差上所造成的時程冗長。