最好的方法與最有效率的方法

處理同樣一件事，可以有很多方法來進行。

案例一：
要自行組裝一個四格簡易書櫃，你可以拿一把十字螺絲起子，慢慢的把總共 16 根螺絲鎖起來，時間花費也許要 32 分鐘（假定鎖一根螺絲要 2 分鐘）；你也可以拿電動螺絲起子，花費約 8 分鐘鎖完 16 根螺絲，速度上快了四倍。

後者應是最有效率的方法，但不見得是最好的方法，因為你不見得有電動起子，跑去工具行得花個至少五六百元買一把，來回可能就一小時了，而鎖完這個書櫃後，大概一年半載內不會在用到這把電動起子。

案例二：
你有沒有想過，當每年快要接近報稅的時候，公司的行政人員是不是開始跟你確認你的戶籍地址有無錯誤，你回想一下他們都是怎麼進行的，是由專人逐一到每位員工座位那，一一的確認地址，還是利用電子郵件確認？

過去我曾待過兩家員工在 100 人以下的公司，前一家是行政人員將所有人的戶籍地址印出來，然後拿著逐一去跟員工確認，公司員工人數不算很多時看起來還是可行的辦法；後一家選擇了一個很有效率的方式，但是犯了一個嚴重的錯誤，行政人員將所有人的戶籍地址整理到 Excel 表單裡，然後新增一個「確認」欄位，接著將表單放到公司內部公開的檔案伺服器上，發信請每個人去確認表單裡自己的資料有無錯誤，無誤就標記為 OK ，有誤則請直接更正。

後者的方式確實很有效率，需求發出去，行政人員不必親自逐一向每位員工進行確認，緊接著他可以繼續進行其他事務，只要等到預定的底限到了，再將檔案回收即可，嚴格算起來花費的時間也許只有 5~10 分鐘。前者因為需要逐一親自拜訪並確認，確認完同樣的員工人數，可能花費了 30 分鐘，「效率」相差近六倍。

案例三：
有天我在對一個專案的各個子目錄逐一進行壓縮，準備要將專案歸檔備份，為了使歸檔後，未來有需要參照的人能夠較為易於找尋他想找的資料，因此我決定每個子目錄個別壓縮成一個檔案，這會比起整個類別目錄（例如所有測試相關的目錄）全部被壓承擔一的一個壓縮檔來的好一些。

但這動作大概接連做了十來次之後，我就開始感到不耐煩，礙於壓縮軟體功能的限制，我所想要的壓縮選項都必須透過多達五、六個操作才可以進行，每一個目錄都是進行相同的操作，我很概略的估算一下，應該至少還得重複個幾十次也許會超過一百次。這樣每個目錄大概會花費我五～時秒的操作才能依照我的要求來進行壓縮，五～十秒看似很短，但重複個 100 次那也快逼近 15 分鐘了。15 分鐘也許也可以算是短，但是一般人有個很大的弱點，就是不適合做重複性的動作太多次，特別是沒有像生產線上的作業員一樣受過專業的訓練的話，即使只是約五個步驟的操作，可能在重複個二十次之後不小心就會產生錯誤，遺漏某個步驟，或是做錯哪個步驟。

我心裡估量著，我花個三分鐘測試一下用一些輔助方式來改進，三分鐘後完成，之後我只要透過幾組的輔助步驟，便可以半自動的批次完成重複的步驟。若以原本全手動需要約 15 分鐘來算，我大概也沒省到多少時間，但是藉由輔助的工具，至少可以大幅避免重複性的工作產生的錯誤風險，算是值得。

全都做完後，我檢討了一下，也許以後可以把輔助工具改進成近乎全自動，但是先擱著吧，真要做到全自動，開發要花時間，驗證功能更要花時間。

討論：
不是什麼方式都絕對是最有效率並且同時是最好的方式，對於一個職業組裝工人來說，裝配傢具是他每日的工作，投資自動工具以達到至少四倍的效率提升，顯然是相當值得並且也是必要的投資，對於一般人也許一年才會自行組裝一次傢具的人來說，添購自動工具便顯得不太實際（當然近來有商家推出自動工具出租，這會是另一種值得評估的方案）。

但我也不是要全面否決追求效率的想法。檢討每一件事情有沒有採取較有效率的方式進行，時常是未來改進的重要參考。對於日常的工作而言，我們經常是在進行重複性或是同質性相當高的工作，因此，當某些事情並沒有採取較有效率的方式進行，意味著我們會投入較多的人力與時間成本，對於需要以營收來支撐的公司而言是不利的狀況。

添購工具以達到高倍的效率提升，並且衡量工具的採購成本對比傳統方式的相對工時成本付出，就可以大概有個底，知道投資值得與否。

好比製麵商家，用傳統方式，得聘請兩個全職員工負責製麵，才能達到預期的產量，當產量需求增加兩倍時，意味著至少得要再追加兩名員工（假定每人月薪為 3 萬，兩人一年的年薪則為 72 萬）。

若買進某自動化加工機器，得花 100 萬元，但只要對既有員工稍加訓練，使其能夠操作該機器，則兩倍產量便可輕鬆滿足。機器一次買進花費 100 萬元，雖然有每年折舊以及機器耗損風險與定期養護支出，但對比增加員工每年都得額外花費 72 萬元，何者較為划算，就很值得討論了。

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今天看到某 3C 賣場的廣告，「夏季家電最終特價」的標語居然已經打出來了，是的，將要進入九月了，秋季已然接近。對於事事要檢討有無效率的公司而言，六月時員工投訴辦公室室溫長時間過高的問題，居然耗了將近整整兩個月仍在「評估」中，同事們私下笑著說，待哪天總算加裝好新的冷氣時，大概時節已邁入涼爽的秋季，那台新裝的冷氣應該要等到明年才派的上用場吧。

事實上也不僅僅才兩個月，辦公室室溫過高，就有空調無法負荷，這不是今年才發生的事情，早在幾年前便已逐步惡化了。機具會老化是合理的現象，當老化時，即使再怎麼加以維修保養，終有不切實際的一天。老家客廳的冷氣，在服役了近十年後，老媽在我的建議下，換裝了時下最流行的變頻冷氣，並且買了目前評價最高且冷房效益最好的Ｘ金冷氣。結果新的機器在服役滿兩個月家裡收到台電的電費帳單時，電費對比去年同時足足省了近六千元。

我心裡只是納悶著，連老媽只是個國小畢業的家庭主婦，什麼事情值得投資（Ｘ金冷氣大噸位的買起來要比他牌貴上兩三萬），什麼開銷該節省，都可以拿捏的很準確。怎麼以營利為主的公司，事事要檢討效率，卻在行政事務上每每讓我覺得不是用了很糟的方式，就是用了很沒有效綠的方式。我甚至碰巧聽到行政人員講到「可是Ｘ金冷氣很貴！」的對話，是的，他確實貴，但是否值得？公司內人多機器多相對的發熱源很多的狀況，加以冷氣每天至少得開個近十小時的狀況來看，變頻冷氣理想上最高可省近 40% 的電費，是不是短短幾年內就可將價差給追回來了。

我認為事情的衡量準則不是絕對的，就像前面幾個例子看到的，看人看狀況，該有不同的選擇。我自己家裡幾個月前也添購了冷氣，我想很多人跟我會有類似的考量，約三四坪左右的房間若是裝個非變頻的分離式冷氣，約要一萬五，要想選擇變頻，則馬上貴上一萬。多這一萬，究竟要不要花下去？對於我們一般這種小老百姓，看老闆眼色吃飯的，一萬說多部多，說少也不少呀。最後多這一萬還是花下去了，因為估算自己在家時冷氣應該常常會開著的。但是去年老婆娘家添購冷氣實則選擇了非變頻機種，原因是因為丈母娘很節儉，平日很少會開冷氣，那麼即使變頻電費較省，但因用量低，反倒變成不是很值得投資。

當每年公司管理階層都會對我們這些小員工進行績效稽核時，我不禁想問，這些管理階層是不是也該讓我們來評評分數。