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2008年8月30日

最好的方法與最有效率的方法

處理同樣一件事,可以有很多方法來進行。

案例一:
要自行組裝一個四格簡易書櫃,你可以拿一把十字螺絲起子,慢慢的把總共 16 根螺絲鎖起來,時間花費也許要 32 分鐘(假定鎖一根螺絲要 2 分鐘);你也可以拿電動螺絲起子,花費約 8 分鐘鎖完 16 根螺絲,速度上快了四倍。

後者應是最有效率的方法,但不見得是最好的方法,因為你不見得有電動起子,跑去工具行得花個至少五六百元買一把,來回可能就一小時了,而鎖完這個書櫃後,大概一年半載內不會在用到這把電動起子。

案例二:
你有沒有想過,當每年快要接近報稅的時候,公司的行政人員是不是開始跟你確認你的戶籍地址有無錯誤,你回想一下他們都是怎麼進行的,是由專人逐一到每位員工座位那,一一的確認地址,還是利用電子郵件確認?

過去我曾待過兩家員工在 100 人以下的公司,前一家是行政人員將所有人的戶籍地址印出來,然後拿著逐一去跟員工確認,公司員工人數不算很多時看起來還是可行的辦法;後一家選擇了一個很有效率的方式,但是犯了一個嚴重的錯誤,行政人員將所有人的戶籍地址整理到 Excel 表單裡,然後新增一個「確認」欄位,接著將表單放到公司內部公開的檔案伺服器上,發信請每個人去確認表單裡自己的資料有無錯誤,無誤就標記為 OK ,有誤則請直接更正。

後者的方式確實很有效率,需求發出去,行政人員不必親自逐一向每位員工進行確認,緊接著他可以繼續進行其他事務,只要等到預定的底限到了,再將檔案回收即可,嚴格算起來花費的時間也許只有 5~10 分鐘。前者因為需要逐一親自拜訪並確認,確認完同樣的員工人數,可能花費了 30 分鐘,「效率」相差近六倍。

案例三:
有天我在對一個專案的各個子目錄逐一進行壓縮,準備要將專案歸檔備份,為了使歸檔後,未來有需要參照的人能夠較為易於找尋他想找的資料,因此我決定每個子目錄個別壓縮成一個檔案,這會比起整個類別目錄(例如所有測試相關的目錄)全部被壓承擔一的一個壓縮檔來的好一些。

但這動作大概接連做了十來次之後,我就開始感到不耐煩,礙於壓縮軟體功能的限制,我所想要的壓縮選項都必須透過多達五、六個操作才可以進行,每一個目錄都是進行相同的操作,我很概略的估算一下,應該至少還得重複個幾十次也許會超過一百次。這樣每個目錄大概會花費我五~時秒的操作才能依照我的要求來進行壓縮,五~十秒看似很短,但重複個 100 次那也快逼近 15 分鐘了。15 分鐘也許也可以算是短,但是一般人有個很大的弱點,就是不適合做重複性的動作太多次,特別是沒有像生產線上的作業員一樣受過專業的訓練的話,即使只是約五個步驟的操作,可能在重複個二十次之後不小心就會產生錯誤,遺漏某個步驟,或是做錯哪個步驟。

我心裡估量著,我花個三分鐘測試一下用一些輔助方式來改進,三分鐘後完成,之後我只要透過幾組的輔助步驟,便可以半自動的批次完成重複的步驟。若以原本全手動需要約 15 分鐘來算,我大概也沒省到多少時間,但是藉由輔助的工具,至少可以大幅避免重複性的工作產生的錯誤風險,算是值得。

全都做完後,我檢討了一下,也許以後可以把輔助工具改進成近乎全自動,但是先擱著吧,真要做到全自動,開發要花時間,驗證功能更要花時間。

討論:
不是什麼方式都絕對是最有效率並且同時是最好的方式,對於一個職業組裝工人來說,裝配傢具是他每日的工作,投資自動工具以達到至少四倍的效率提升,顯然是相當值得並且也是必要的投資,對於一般人也許一年才會自行組裝一次傢具的人來說,添購自動工具便顯得不太實際(當然近來有商家推出自動工具出租,這會是另一種值得評估的方案)。

但我也不是要全面否決追求效率的想法。檢討每一件事情有沒有採取較有效率的方式進行,時常是未來改進的重要參考。對於日常的工作而言,我們經常是在進行重複性或是同質性相當高的工作,因此,當某些事情並沒有採取較有效率的方式進行,意味著我們會投入較多的人力與時間成本,對於需要以營收來支撐的公司而言是不利的狀況。

添購工具以達到高倍的效率提升,並且衡量工具的採購成本對比傳統方式的相對工時成本付出,就可以大概有個底,知道投資值得與否。

好比製麵商家,用傳統方式,得聘請兩個全職員工負責製麵,才能達到預期的產量,當產量需求增加兩倍時,意味著至少得要再追加兩名員工(假定每人月薪為 3 萬,兩人一年的年薪則為 72 萬)。

若買進某自動化加工機器,得花 100 萬元,但只要對既有員工稍加訓練,使其能夠操作該機器,則兩倍產量便可輕鬆滿足。機器一次買進花費 100 萬元,雖然有每年折舊以及機器耗損風險與定期養護支出,但對比增加員工每年都得額外花費 72 萬元,何者較為划算,就很值得討論了。

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今天看到某 3C 賣場的廣告,「夏季家電最終特價」的標語居然已經打出來了,是的,將要進入九月了,秋季已然接近。對於事事要檢討有無效率的公司而言,六月時員工投訴辦公室室溫長時間過高的問題,居然耗了將近整整兩個月仍在「評估」中,同事們私下笑著說,待哪天總算加裝好新的冷氣時,大概時節已邁入涼爽的秋季,那台新裝的冷氣應該要等到明年才派的上用場吧。

事實上也不僅僅才兩個月,辦公室室溫過高,就有空調無法負荷,這不是今年才發生的事情,早在幾年前便已逐步惡化了。機具會老化是合理的現象,當老化時,即使再怎麼加以維修保養,終有不切實際的一天。老家客廳的冷氣,在服役了近十年後,老媽在我的建議下,換裝了時下最流行的變頻冷氣,並且買了目前評價最高且冷房效益最好的X金冷氣。結果新的機器在服役滿兩個月家裡收到台電的電費帳單時,電費對比去年同時足足省了近六千元。

我心裡只是納悶著,連老媽只是個國小畢業的家庭主婦,什麼事情值得投資(X金冷氣大噸位的買起來要比他牌貴上兩三萬),什麼開銷該節省,都可以拿捏的很準確。怎麼以營利為主的公司,事事要檢討效率,卻在行政事務上每每讓我覺得不是用了很糟的方式,就是用了很沒有效綠的方式。我甚至碰巧聽到行政人員講到「可是X金冷氣很貴!」的對話,是的,他確實貴,但是否值得?公司內人多機器多相對的發熱源很多的狀況,加以冷氣每天至少得開個近十小時的狀況來看,變頻冷氣理想上最高可省近 40% 的電費,是不是短短幾年內就可將價差給追回來了。

我認為事情的衡量準則不是絕對的,就像前面幾個例子看到的,看人看狀況,該有不同的選擇。我自己家裡幾個月前也添購了冷氣,我想很多人跟我會有類似的考量,約三四坪左右的房間若是裝個非變頻的分離式冷氣,約要一萬五,要想選擇變頻,則馬上貴上一萬。多這一萬,究竟要不要花下去?對於我們一般這種小老百姓,看老闆眼色吃飯的,一萬說多部多,說少也不少呀。最後多這一萬還是花下去了,因為估算自己在家時冷氣應該常常會開著的。但是去年老婆娘家添購冷氣實則選擇了非變頻機種,原因是因為丈母娘很節儉,平日很少會開冷氣,那麼即使變頻電費較省,但因用量低,反倒變成不是很值得投資。

當每年公司管理階層都會對我們這些小員工進行績效稽核時,我不禁想問,這些管理階層是不是也該讓我們來評評分數。

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