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2008年10月13日

工作上的危機管理

危機管理,其實在日常生活當中都會發生,有些事情相當小,談不上什麼危機,就只是單純的下決策,例如本來你想拿剪刀剪開某商品的外包裝,臨時找不到,於是用刀片替代;稍微大一點的事情,例如家中用了近十年的熱水器突然在半夜壞了,天氣已涼,一家老小不太可能冒著 20 度左右的水溫洗冷水澡,怎樣用最短的時間讓家裡的熱水可以重新供應;再更大一點的事件,例如突然接到電話,得知老家的長輩有狀況,怎樣用最短的時間趕回遠在百公里遠的老家等。

工作場合,由於商業上的考量,總是希望能用更好的管理方式來為公司賺錢,因此諸如危機管理、風險管理、時間管理、決策管理等等管理方法廣違被談論或是運用。

每一項管理的背後都有很多道理,但我覺得其實他們都是相似相通的。例如上次我舉例到飲料店怎樣利用閒置時間以加速商品的交付,概念其實是可以應用到很多場合。

有時候感覺共事的人會說幹嘛想那麼多,一副認為天不會塌下來似的,但俗話說「不怕一萬,只怕萬一」,職場上很多時候一個小錯誤可能導致某個合約便成違約,賠償下來是可能讓公司面臨財務困境的。

我一向認為,可以的話在一個專案開始的階段,就盡量的列出各種可能導致專案失敗的可能,要討論機率那是之後的事情,商場上有時確實要賭一下,但就看賭的對或不對。

舉例來說,會不會因為硬碟故障甚至損毀,導致專案的檔案全數毀壞?那麼是不是要有檔案備份的機制?在 921 地震發生之前多數人做的備份是磁碟陣列或是磁帶備份, 921 之後大家開始思考異地備份,不管是即時的或是非即時的,例如每週定期將一份磁帶送去辦公大樓以外的另外一個地點儲存,那麼要是辦公室發生意外導致設備全毀,至少前一週的檔案還可以取的回來。

其實工作上的危機天天都在發生,只是事小或是事大罷了。小的可以是例如原定今天要完成某專案工作項目A,然後明天開始工作項目B,但是因為前一個案子被客戶打回票,今天緊急要做處理,那麼當下的專案的工作項目受了影響,勢必往後延,那麼該怎麼處理,本身就算是危機的處理。

危機或是風險的管理,並不是只有專案的經理,或是部門經理要去注意的,每一個工作者都應該要學會認識這些以及處理這些問題。不能來一個任務指派就只單單看該任務,然後就隨意應允交期。答應了的交期,因為其他內在或是外在的因素而產生的危機,就要學會面對與處理。

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