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2008年7月22日

跨時區協同合作 - 2

在我的觀念裡,只要是需要過國合作,不管對方是廠商、客戶、或是同事,要希望能夠有良好的互動,那麼隨時隨地記得夥伴的時區是很重要的,除非哪個案子真的時程很鬆。

過去曾和愛爾蘭客戶合作過,與台北時差八小時,他們一般九點上班,已是台北的下午五點,當時的合作狀況愉快,客戶也建議我們小組向公司申請工時往後憑移至少一小時,也就是一般人早上九點上班,下午六點下班,我們平移一個小時的話,晚上七點下班,那麼每天至少與愛爾蘭有兩小時重疊,可以藉著這兩小時密集的討論案子進程與遇到的問題。

過去也曾與美東客戶合作,每週定期要開進度會議,這次的合作經驗就不是挺愉快。美東在進入夏季日光節約時,與台北時差12小時,在喬會議時間時曾考慮美東早上九點 - 台北晚上九點,或是美東晚上五點 - 台北清晨五點,自然是決定在雙方的九點開會。專案持續邁入十月份,日光節約時間結束,當時重新提起開會時間,由於美東早上九點將是台北的晚上十點,於是我們試圖建議客戶改成美東晚上六點,台北早上七點,這樣的狀況下是雙方都有犧牲,客戶比須晚點下班,而我們則必須早上七點前作好開會準備。

兩個案子拿來作比對,在與愛爾蘭合作的例子當中,曾有幾次我在晚上12點(愛爾蘭的下午四點)還在回覆客戶的信件,客戶很訝異但也很迅速的回信過來,請我不要工作的太晚。與美東合作的例子當中,在結案時的 PPR 會議當中,我們很訝異的聽到了客戶的專案主管在很不悅的提到「我們的員工也都是有家庭的,要我們為了與你們開會而必須加班,NO WAY!」很顯然的「客戶最大」的心態浮現了,該公司是比較不加班的公司,但當必須與時差多達 12 小時的城市合作時,即使每週只是聚在一起半個小時開個進度會議,只會想到自己不樂意延後半小時下班,卻沒想到事實上我們是提早兩個小時(早上七點)準備會議,或者是必須延後四個小時(晚上十點)來開進度會議。當初在日光節約時差調整結束時,確實我們是試探性的看看客戶是否願意晚個半小時下班,事實上客戶在當時也沒有反對。

與美東客戶合作的例子其實也有令我們很訝異的,曾經有次有個新的案子,客戶的產品因為屬性相當特殊,我們請客戶給予我們一些產品教育訓練,後續又在請他們協助 trouble-shooting ,結果有次一連搞了兩天,第一天我們是在公司等到晚上十點,美東九點了,雙方開始進行電話會談,以進行問題的排除,一路弄到台北已經半夜一點了,尚未搞定,只好先擱著,隔天繼續。第二天一早我們九點進公司,客戶還在,於是再次進行電話會談,延續前一晚(八小時前)的進度,約略三小時候尚未搞定,美東已經晚上十一點了,客戶說要先回家休息了。第二次到了晚上十點,美東九點,雙方第三度搭上線,再次針對先前的問題進行排除,總算辛苦沒有白費,約略兩小時候,問題搞定,雙方一陣喝采,然後我們在半夜十二點多離開公司回家休息。

舉出這例子,我覺得是個挺有趣的狀況,雙方在時差 11 個小時的狀況之下,可以說是針對一個問題,在將近完完整整的 24 小時內片刻沒有空白的銜接起來,並且雙方皆有在進入深夜前回家休息。這次的合作經驗裡就會感覺的雙方彼此像是個團隊,有著共同的目標,因此都願意做某些程度的犧牲。

我認為,跨時區合作時,應該是要善用時間的差異來補足對方的非上班時間。最近的一個合作案例裡,與美國加州同事合作,該是對方要進入深夜的時間,卻還看到 PM 上線來討論事情,為的是希望在他入睡之前知道我們的進度與遇到的狀況,好在他隔天上班後可以進行處理。也有次有個英國同事 on-site 到美國客戶那,由於在客戶端網路存取受限的關係,他深夜回到飯店後上線與我討論問題細節,然後跟我確認三個小時候是不是我們台北時間的大約下午三點,然後他就去睡了,三小時候他再次上線,確認一下我們的進度,然後再睡回籠覺(事實上他那裡天還沒亮)。

不過我也見過同事似乎沒有時差的體認,明明某陣子密集的同時與美中和印度合作兩個不同的案子,早上卻是十點後才會出現,但即使出現了,由於他手上尚有其他本地的幾個案子,也許他考量到在這個同樣的時區裡他不早些將事情確認好交辦出去,那會耽擱了其他人的時間,聽來也對。但是在我來看,幾封從美中過來的相當重要的問題詢問與事情交辦的信件,雖然我不知道發信人在忙什麼,為什麼在他的晚上七點甚至八點了還在公司,但可惜的,直到他晚上九點下班後(台北上午11點)仍然沒有收到回信。信件後來下午回覆了,結果還需要美中同事再確認過之後,我們才能開始進行某些工作,結果,一天就浪費掉了。

如果你也有跨時區協同合作的經驗,那麼你可以思考看看,你、以及對方的合作模式是怎樣的,彼此的合作是否有感覺到像是同一個團隊的感覺?

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